Polityka prywatności ZHP

Zakres stosowania Polityki

Niniejsza polityka dotyczy zbierania i dalszego wykorzystywania danych osobowych użytkowników w związku z prowadzeniem serwisów internetowych oraz fanpage’y na portalach społecznościowych przez Hufiec ZHP Żory. Dotyczy to serwisu https://zory.zhp.pl oraz innych serwisów, które odsyłają do niniejszej Polityki prywatności.

Administrator danych osobowych

Administratorem, czyli podmiotem, który decyduje jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe jest Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska z siedzibą w Katowicach (ZHP Chorągiew Śląska), pod adresem Al. Korfantego 8, 40-004 Katowice, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, pod numerem KRS: 0000 273051, NIP: 634-019-54-83, REGON: 240572621, tel. +48 32 258 89 98, +48 32 258 89 97,
e-mail: biuro@slaska.zhp.pl.

Współadministratorem jest również Hufiec ZHP Żory, jako jednostka terenowa Chorągwi Śląskiej ZHP.
Hufiec ZHP Żory dostępny jest pod adresem os. Sikorskiego 52, 44-240 Żory oraz pod adresem mailowym: hufiec@zory.zhp.pl.

Skąd mamy Państwa dane?

Dane otrzymaliśmy od Państwa, podczas zapisu dziecka do naszej organizacji, wypełniając kartę członkowską lub podczas zapisu na organizowane przez nas różne formy wypoczynku: obozy, kolonie, ferie oraz aktywności turystyczno–rekreacyjnej, w tym organizacji wojewódzkich konkursów, szkoleń i konferencji, wyjazdów, biwaków, rajdów.

Czy muszą Państwo podawać nam swoje dane?

Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, ale niektóre dane mogą być niezbędne do zawarcia Umowy, realizacji zaakceptowanego regulaminu i prawidłowego świadczenia naszych usług, lub aby spełnić wymagania określone przepisami prawa, których musimy przestrzegać lub procedur wewnętrznych wynikających z wdrożonych i funkcjonujących w ZHP standardów.

Jeśli z jakiegoś powodu nie podadzą Państwo danych osobowych, niezbędnych do zawarcia umowy niestety nie będziemy mogli zawrzeć umowy lub nie będziemy mogli przyjąć dziecka w szeregi ZHP, a w konsekwencji nie będą mogli Państwo korzystać z naszych usług.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania państwa danych osobowych?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe i dane osobowe Państwa dzieci w celach związanych z realizacją misji i statutu Związku Harcerstwa Polskiego, ponieważ są one niezbędne do realizacji postanowień zaakceptowanego regulaminu oraz wykonania zawartej umowy lub do kontaktu z Państwem. Ponadto Państwa dane przetwarzane są w celu:

  • dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy,
  • kontaktowania się z Państwem w celach reklamacyjnych,
  • kontaktowania się z Państwem w celach podatkowych i rachunkowych,
  • przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych, oraz zapewnienie rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).

Przetwarzamy Państwa dane osobowe również w celach wskazanych poniżej, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu ZHP Chorągwi Śląskiej.

Jeśli się na to Państwo zgodzili przetwarzamy dane osobowe w celu:

  • kontaktowania się w celach marketingowych,
  • zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia uczestnika wypoczynku
  • przechowywania wizerunku Państwa dziecka w postaci nagrania filmowego oraz zdjęcia
  • zapisywania danych w plikach cookie.

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie w ten sam sposób w jaki została wyrażona. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe i dane osobowe dzieci dopóki nie wycofają Państwo zgody. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych do celów statutowych ZHP będzie jednoznaczne z wygaśnięciem członkowska w naszej organizacji. Nie możemy bowiem wychowywać, kształcić i rozwijać państwa dzieci nie posiadając niezbędnej wiedzy na ich temat.

Przyciski portali społecznościowych

Zamieszczając na naszych stronach internetowych przyciski portali społecznościowych (Facebook, Instagram, YouTube), dajemy operatorom tych portali sposobność do zbierania danych osobowych użytkowników naszych stron i ich dalszego przetwarzania w określonych przez tych operatorów celach. Czynimy to w dwojaki sposób:

  • Po pierwsze, odsyłamy Cię za pomocą przycisku na stronę internetową odpowiedniego portalu społecznościowego, na której możesz polubić lub obserwować nasz fanpage, jak również polecić go swoim znajomym; Twoja aktywność na portalach społecznościowych jest śledzona przez operatorów tych portali, a zabrane w ten sposób dane są przez nich wykorzystywane m.in. do celów marketingu behawioralnego; dotyczy to jedynie użytkowników naszych stron będących subskrybentami usług portali społecznościowych,
  • Po drugie, umożliwiamy operatorom portali społecznościowych umieszczenie na Twoim urządzeniu plików cookies, dzięki którym mogą śledzić Twoją aktywność na różnych stronach internetowych; zebrane w ten sposób dane są przez nich wykorzystywane m.in. do celów marketingu behawioralnego; dotyczy to wszystkich użytkowników naszych stron bez względu na to, czy są subskrybentami usług portali społecznościowych.

Celem zamieszczenia przez nas na stronach internetowych przycisków portali społecznościowych jest zwiększenie atrakcyjności tych stron. Działamy w oparciu o nasz uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promocji i popularyzacji działalności ZHP. W związku z realizacją opisanych powyżej celów nie przechowujemy danych o charakterze osobowym. Takie dane mogą jednak przechowywać – ze względu na określone przez siebie samodzielnie cele – operatorzy portali społecznościowych. Pozostaje to jednak poza jakimikolwiek uzgodnieniami z tymi operatorami.

Prowadzenie fanpage’y na portalach społecznościowych

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe zbierane w związku z odwiedzinami utworzonych przez nas naszych fanpage’y na portalach społecznościowych (Facebook, Instagram, YouTube) i aktywnością podejmowaną na forum tych fanpage’y, w tym informacje o obserwowaniu i polubieniu fanpage’a, zamieszczeniu postów, zamieszczeniu komentarzy pod publikowanymi na fanpage’u treściami, reakcjach na publikowane na fanpage’u treści oraz o dzieleniu się z innymi użytkownikami publikowanymi na fanpage’u treściami itp.). Informacje te, zgodnie ze specyfiką działania portali społecznościowych, są jawne dla wszystkich lub niektórych pozostałych użytkowników tych portali.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu prowadzenia fanpage’a, w tym w celu opracowania atrakcyjnych treści oraz ich udostępnienia użytkownikom portali społecznościach. Działamy w oparciu o niezbędność wykorzystania danych do wykonania umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

  • Jeżeli sama opublikowałaś / sam opublikowałeś na naszym fanpage’u fotografię, uznajemy, że w ten sposób, przez wyraźne działanie potwierdzające, wyraziłaś / wyraziłeś zgodę na wykorzystanie swoich danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO);
  • Jeżeli chcielibyśmy opublikować na naszym fanpage’u fotografię, którą dostrzegliśmy na Twoim profilu, zwrócimy się do Ciebie o udzielenie odrębnej, dedykowanej tej fotografii zgody;
  • Jeżeli sami publikujemy wykonane przez nas fotografie, działamy na podstawie zgody, którą wyraziłaś / wyraziłeś przy przystąpieniu do ZHP lub w związku z uczestnictwem w konkretnym wydarzeniu, podczas którego fotografia została wykonana.

Ze względu na specyfikę fanpage’y, upublicznione materiały, w tym Twoje dane osobowe lub wizerunek, będą widoczne zgodnie z zasadami działania Facebooka. Z naszej strony zapewniamy, że tam, gdzie pozawalają nam na to ustawienia fanpage’a, ograniczamy widoczność starych postów, co oznacza, że widoczne są tylko najświeższe posty. Jednakże, jeżeli zgłosisz nam, że chcesz, aby usunąć Twoje dane osobowe lub wizerunek, zrobimy to niezwłocznie.

Statystyki dotyczące użytkowników stron internetowych i subskrybentów fanpage’y

W związku zamieszczeniem na naszych stronach internetowych przycisków portali społecznościowych, a także w związku z utworzeniem i prowadzeniem fanpage’y na tych portalach korzystamy z oferowanych przez te portale usług polegających na opracowaniu i prezentacji informacji statystycznych dotyczących użytkowników portali odwiedzających nasze strony. Co prawda otrzymane w ten sposób informacje mają charakter anonimowy, jednakże operatorzy portali społecznościowych – w celu opracowania i prezentacji tych informacji – wykorzystują dane osobowe użytkowników, w tym dane dotyczące ich wieku, płci, życia zawodowego i osobistego, zainteresowań, dokonywanych zakupów oraz lokalizacji. W ten sposób, inicjując wykorzystanie tych danych przez operatorów portali społecznościowych, stajemy się współodpowiedzialni za ich wykorzystanie. Działamy przy tym w celu lepszego poznania ogółu użytkowników naszych stron internetowych, a co za tym idzie, lepszego dostosowania treści tych stron. Działamy w oparciu o nasz uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promocji i popularyzacji działalności ZHP.

W związku z realizacją opisanych powyżej celów nie przechowujemy danych o charakterze osobowym. Takie dane mogą jednak przechowywać – ze względu na określone przez siebie samodzielnie cele – operatorzy portali społecznościowych. Pozostaje to jednak poza jakimikolwiek uzgodnieniami z tymi operatorami.

Do kiedy będziemy przechowywać Państwa dane?

Będziemy przetwarzać Państwa dane najkrócej, jak to jest możliwe. Dla poszczególnych przypadków czas przetwarzania danych jest następujący:

  • przypadku, gdy przetwarzamy Państwa dane na podstawie umowy, przetwarzanie będzie trwało dopóki trwa umowa oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
  • jeżeli została wyrażona zgoda na przetwarzanie dla określonego celu, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe do czasu odwołania zgody,
  • dane, które przetwarzamy w ramach realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu przetwarzać będziemy dopóki trwa ten interes.

Komu udostępniamy Państwa dane osobowe?

Nie przekazujemy Państwa danych podmiotom trzecim. Wyjątkiem od tej zasady są sytuacje, gdy udostępnienie jest konieczne w celu realizacji usługi. Odbiorcami Państwa danych mogą być Towarzystwa Ubezpieczeniowe, firmy transportowe. Przekazywane są wyłącznie dane niezbędne do realizacji usługi.

W szczególnych przypadkach Państwa dane mogą zostać udostępnione podmiotom uprawnionym do tego na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. Ministerstwu Edukacji Narodowej, Kuratorium Oświaty, innym dostawcom usług płatniczych). Każdy wniosek o udostępnienie jest przez nas wnikliwie badany, a przekazanie danych następuje tylko w przypadku, gdy w wyniku tej analizy stwierdzimy, że istnieje ważna i skuteczna podstawa prawna do żądania ujawnienia tym podmiotom Państwa danych.

Podmioty, którym ujawniamy Twoje dane osobowe

Ujawniamy Twoje dane osobowe:

  • Microsoft Corporation z siedzibą w Redmont (Stany Zjednoczone Ameryki Północnej), dostawcy usługi interaktywnych formularzy („Microsoft Forms”),
  • dhosting.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, dostawcy usług hostingu internetowego naszych stron.

Podmioty te wykorzystują Twoje dane osobowe, działając wyłącznie w naszym imieniu i na nasze polecenie jako podmiot przetwarzający. Nie są odrębnymi administratorami Twoich danych, co oznacza, że nie mogą wykorzystywać Twoich danych do innych celów niż realizacja zlecenia ZHP.

Ponadto w związku z prowadzeniem fanpage’y na portalach społecznościowych (Facebook, Instagram, YouTube) ujawniamy dane osobowe subskrybentów naszych fanpage’y zarówno innym użytkownikom portali społecznościowych, jak i operatorom tych portali (tj. Facebook Ireland Limited, Google LLC). Operatorzy portali społecznościowych są odrębnymi administratorami Twoich danych, co oznacza, że mogą wykorzystywać Twoje dane do celów, które określają samodzielnie. Odbiorcy Twoich danych osobowych mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), np. w Irlandii.

Jakie mają Państwo uprawnienia wobec ZHP Chorągwi Śląskiej w zakresie przetwarzanych danych?

W związku z tym, że powierzają nam Państwo swoje dane osobowe, mamy wobec Państwa następujące zobowiązania:

  • mogą Państwo żądać sprostowania danych: jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
  • mogą Państwo żądać usunięcia danych: żądanie zostanie przez nas niezwłocznie spełnione, o ile do dalszego przetwarzania danych
  • nie obligują nas przepisy prawa, z przepisów prawa nie wynika obowiązek, który musimy zrealizować, lub gdy dane osobowe nie są
  • nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Państwa dane zostaną usunięte jeżeli:
    • nie są już niezbędne do celów w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
    • przetwarzaliśmy je na podstawie wyrażonej zgody, którą Państwo wycofali, a nie istnieje inna podstawa prawna ich przetwarzania,
    • wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych w ramach realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu administratora, a jednocześnie nie zachodzą inne okoliczności, które usprawiedliwiają dalsze przetwarzanie danych,
    • dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
    • dane osobowe muszą zostać usunięte ze względu na obowiązek wynikający z przepisów prawa.
  • mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania danych: jeżeli dane są nieprawidłowe – mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; jeżeli Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będą Państwo chcieli, aby zostały usunięte;
  • w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: jeżeli przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie zgody lub umowy z Państwem zawartej oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Mają Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (adres: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Chcielibyśmy jednak zaznaczyć, że wkrótce właściwym organem nadzorczym w tej kwestii może być Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli.

Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Zmiany w Polityce Prywatności

Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach poinformujemy Cię poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na naszych stronach, a w przypadku istotnych zmian możemy wysłać Ci także odrębne powiadomienia na podany przez Ciebie adres e-mail.